Avanbox herramienta para la Gestión Documental

Partnerpartner avanbox producto software para gestion documental

Una de las mejores herramientas diseñadas para la Gestión Documental que le ayudará a mejorar en el uso, gestión, almacenamiento digital y acceso a sus documentos. De un modo sencillo y seguro, le aportan un enorme ahorro en tiempo y espacio, evita la perdida accidental de documentos físicos, mejora la productividad de sus empleados y la atención a sus clientes.

Les mostramos una serie de videos en el que se muestra cómo podemos empezar a trabajar con AVANBOX desde los primeros pasos hasta actuaciones más complejas.


¿QUE ES AVANBOX?

AVANBOX es un software de gestión documental que permite gestionar documentos y archivos medienta un entorno sencillo como si estuviéramos trabajando en Windows que simplificando el tratamiento de la documentación dentro de su empresa.

Funcionalidades AVANBOX

En este apartado vamos a explicar las funcionalidades o características de AVANBOX. Estas aumentan en cada nueva versión gracias a las incesantes colaboraciones de nuestros usuarios.

  • Clasificación a partir de OCR

    Los documentos que se introducen en AVANBOX se clasifican con un sistema OCR y esto posibilita su ubicación inmediata sin más.

  • Etiquetado y clasificado automático

    Administración avanzada de metadatos, con etiquetado libre, a partir de plantillas o esquemas que posibilitan que los documento se almacenen en su lugar correspondiente.

  • Gestión a partir de carpetas virtuales

    Gracias al uso de carpetas virtuales el usuario trabaja en un entorno familiar para él, pero con la potencia de funcionalidades avanzadas de una forma simple, sin modificar su filosofía de trabajo habitual.

  • Utilización de Expedientes

    Junto con las carpetas de documentos se hace un uso simple e integrado de expedientes o proyectos.

  • Integración con otras aplicaciones.

    AVANBOX facilita la integración con otras aplicaciones haciendo más fácil la implantación del sistema y también su mantenimiento.

  • Flujos de trabajo.

    A través de los sistemas de tareas y avisos, AVANBOX posibilita tramitar pequeños flujos de trabajo.

  • Instalación en local o en la nube.

    Usted decide como desea instalar la aplicación, eligiendo la seguridad y la rapidez del almacenamiento local o la flexibilidad de la “nube”. De cualquier forma los documentos siempre serán suyos.

  • Multidioma
  • Multiusuario.

Ventajas AVANBOX

Son muchas las ventajas que conlleva el uso de una herramienta de gestión documental, y AVANBOX no podía ser menos, en este apartado detallaremos algunas de ellas.

Seguridad: El valor de la documentación que poseemos en nuestra empresa es a veces mucho mayor que nuestro propio negocio. Protejalo con AVANBOX.

  • Acceso limitado a todos los documentos.
  • Localización de los documentos. No hallar los documentos es como no tenerlos, AVANBOX permite fácilmente su localizarlo rapidamente aportando seguridad al sistema.
  • Facilita la restauración de los documentos suprimidos.
  • Registro y trazabilidad de accesos y modificaciones. Mediante actualización de versiones.
  • Gestión de BACKUP centralizado y automatizado.

Esta es una muestra de las ventajas de AVANBOX sobre el AHORRO.

  • Sobre el tiempo de búsqueda. Acceso a los documentos archivados casi al instante.
  • Ahorro de papel y en los costes de impresión, al trabajar en formato digital de modo preferente.
  • Sobre el espacio. El almacenamiento de documentación puede suponer un importante espacio físico en la empresa, aumentando los costes de alquiler y desaprovechando estos espacios.
  • Ahorro en comunicación de los documentos entre todos los integrantes de su empresa.
  • Ahorro de costes y tiempo. La duplicidad de documentos, así como la pérdida de los mismos, nos implican unos costes que muchas veces son inasumibles.

Sistematización otra de las ventajas de AVANBOX.

  • Independencia del personal de la empresa. Tener un sistema de gestión organizado supone la no dependencia de una persona singular. Si esta persona encargada del trabajo se encuentra de baja o de vacaciones, empiezan los problemas de localización de documentación o simplemente, clientes desatendidos. Con AVANBOX no ocurrirá.
  • Mejora el ambiente laboral en su empresa. La pérdida de un documento, causa situaciones de estrés y conlleva al empeoramiento de las relaciones entre las los componentes del un equipo de trabajo.
  • La sistematización en la localización de los documentos, permite una rápida respuesta mejorando la calidad de la atención a sus clientes.
  • Cumplimiento de las normativas vigentes. Si su empresa almacena cualquier tipo de dato de carácter personal usar una herramienta de gestión documental como AVANBOX permite cumplir con normativas vigentes que de otro modo es materialmente imposible, como son normal de calidad o de Protección de Datos Personales. (Ver artículo AVANBOX y LOPD)

“La herramienta que te ayudará a mejorar en el uso de tus documentos”


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